翻訳依頼の完全ガイド｜見積もり・納期・トラブル回避のポイントを解説

翻訳依頼の流れ

翻訳会社へ翻訳を依頼する際には、単純に文書を預ければ翻訳されたものが返ってくるとイメージされる方もいらっしゃるかもしれません。しかし、ご依頼の際にいくつかのポイントを押さえることで、さらにご要望に沿った成果物を入手することができます。 一般的に翻訳会社へ依頼する際の流れは以下の通りです。

このうち4〜7は翻訳会社が行う作業となり、依頼企業様側としては納品をお待ちいただく期間となります。依頼内容の言語や専門性、ご要望などに応じて最適な翻訳者を手配し、レビュアーやネイティブチェッカー、校閲者なども必要に応じてアサインします。実際に翻訳作業が行われたあと、必ず原文と訳文を照らし合わせて第三者の立場からレビューを行い、誤訳・訳漏れがあれば修正を行います。

また、レビューを行って終わりではなく、「7.翻訳コーディネーターが最終チェック」を行います。要件確認を満たした成果物であるかどうか、確認を担当したコーディネーター自身が責任を持ってチェックし、最終的な品質を担保します。

必要な準備物

翻訳を依頼する際には、翻訳対象となる原稿を完全な形で用意することが基本です。原稿が完成していない段階での見積依頼は避け、最終版で見積りを取ることをお勧めします。また、過去の類似文書や参考資料があれば、それらも合わせて準備しておくと、より正確な見積りと高品質な翻訳につながります。

社内で使用している専門用語や固有名詞がある場合は、それらをリスト化しておくことも重要です。特に製品名や技術用語、社内特有の用語については、統一した訳語を使用する必要があるため、事前に翻訳会社と共有できる形で整理しておくと良いでしょう。

見積依頼のポイント

見積依頼の際は、単に文書を送付するだけでなく、翻訳の目的や使用環境、想定読者などの情報も合わせて伝えることが重要です。これらの情報は、適切な翻訳者の選定や品質レベルの設定に影響を与える重要な要素となります。

また、見積りを複数の翻訳会社に依頼する場合は、同じ条件で比較できるよう、依頼内容を統一することをお勧めします。翻訳料金だけでなく、ネイティブチェックの有無、DTP作業の必要性、緊急対応の可否など、付随するサービスについても確認しておくと良いでしょう。

納期の考え方

納期設定は、翻訳作業に必要な時間だけでなく、社内でのレビューや修正作業の時間も考慮して行う必要があります。特に初めての翻訳依頼の場合は、想定以上に修正が必要になることも多いため、余裕を持った設定をお勧めします。

また、納期には中間確認のタイミングを設定することも効果的です。大規模なプロジェクトでは、一部の翻訳サンプルを先に確認することで、方向性の誤りを早期に発見し、修正することができます。緊急の依頼が発生する可能性がある場合は、その対応可否や追加料金についても、事前に確認しておくことが重要です。

翻訳会社の選び方

見積書を比較する際は、単純な単価の比較だけでなく、サービス内容の違いにも注目する必要があります。基本的な翻訳料金に加えて、ネイティブチェック、専門家による校正、レイアウト調整などのオプションサービスがどのように設定されているかを確認しましょう。

また、見積金額の内訳が明確で、追加料金が発生する条件が具体的に示されているかどうかも重要です。特に大規模なプロジェクトでは、翻訳メモリの活用による割引や、ボリュームディスカウントの可能性についても確認すると良いでしょう。

翻訳メモリ（TM: Translation Memory）とは、過去に翻訳した文章をデータベースに蓄積し、類似する文章が再び翻訳される際に再利用するシステムです。

一貫した翻訳を維持しつつ、作業時間を短縮できるため、コスト削減につながることがあります。特に説明書や契約書など、繰り返し使用される表現が多い文書では効果的です。ただし、マーケティング資料やクリエイティブな翻訳では適用しづらい場合があるため、事前に適用範囲を翻訳会社と確認することをお勧めします。

実績確認のコツ

翻訳会社の実績を確認する際は、単に取引企業数や翻訳実績件数だけでなく、依頼予定の分野での具体的な実績を確認することが重要です。可能であれば、過去の翻訳サンプルを確認したり、実際の翻訳事例について詳しく話を聞いたりすることをお勧めします。

また、品質管理体制や翻訳者の選定基準についても、具体的な説明を求めましょう。優良な翻訳会社では、これらの点について明確な説明ができるはずです。さらに、機密情報の管理体制や、緊急時の対応体制についても確認しておくと安心です。

初回取引での注意点

初めて取引を行う翻訳会社とは、まず小規模な案件から始めることをお勧めします。これにより、コミュニケーションの質、納品物の品質、納期の遵守状況などを実際に確認することができます。担当者とのコミュニケーションについては、質問や要望に対する対応の迅速さ、理解度、提案力などは、長期的な取引を考える上で重要な判断材料となります。

また、初回の取引では、通常より詳細な指示を出し、翻訳会社の理解度や対応力を確認することも有効です。このように、翻訳会社の選定は多角的な視点での評価が必要です。慎重に選定プロセスを進めることで、信頼できるパートナーを見つけることができます。

対策方法（リスク管理）

翻訳プロジェクトでは、様々なトラブルが発生する可能性があります。最も一般的なのは納期の遅延です。これは原稿の最終確定の遅れ、予期せぬ修正の発生、レビュー期間の長期化などが主な原因となります。また、品質面では、専門用語の誤訳、文化的な配慮の不足、表現の不自然さなどが問題となることがあります。

コミュニケーション上のトラブルも見逃せません。指示内容の誤解、修正要望の行き違い、緊急対応時の連絡不備など、様々な場面でミスコミュニケーションが発生する可能性があります。これらのトラブルは、プロジェクトの遅延やコスト増加につながる恐れがあります。

リスク管理の考え方

翻訳プロジェクトのリスク管理では、予防的なアプローチが重要です。機密情報の管理については、翻訳会社との間で適切な機密保持契約を締結し、情報管理体制を確認することが不可欠です。また、重要な案件については、複数の翻訳会社と取引関係を維持し、リスクを分散させることも検討に値します。

品質リスクの管理では、重要度に応じた多層的なチェック体制を構築します。法的な影響や安全性に関わる文書では、専門家による最終確認を必ず実施するようにしましょう。さらに、予期せぬ事態に備えて、代替案や緊急対応プランを事前に準備しておくことも重要です。例えば、担当者の急な不在や技術的なトラブルが発生した場合の対応手順を、あらかじめ定めておくことをお勧めします。

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また、初めての翻訳依頼で不安が大きい場合にも、お問い合わせの窓口となるコーディネーターに経験豊富な人材を配置しておりますので、ご要望に合ったプランをご提案いたします。

例えば、翻訳にかかる費用は、翻訳会社のホームページを見ただけではわかりません。一般的な費用の記載はありますが、実際の費用はさまざまな要素で変動するものです。TMJ JAPANでは、求める品質などに合わせてカスタマイズしたプランのご提案も行っているため、安心してご依頼いただけます。翻訳のご依頼を検討されている方は、ぜひTMJ JAPANにお問い合わせください。